Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk reglement tennisvereniging Stellendam.


Lidmaatschap

 

Artikel 1

1. Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de statuten, dient vermeld te worden: naam, voornamen, roepnaam, postcode, woonplaats, adres, geboortejaar —en datum van het kandidaat-lid, telefoonnummer, mobielnummer en e-mailadres. In geval van niet-toelating tot het lidmaatschap ontvangt de betrokkene schriftelijk bericht van de secretaris.

2. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.

3. De Ieden zijn verplicht wijzigingen in persoonsgegevens direct aan de Iedenadministratie door te geven.

4. De vereniging kan van de persoonsgegevens binnen verenigingsverband gebruik maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en kan gegevens tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.

 

Einde lidmaatschap
 

Artikel 2
 

1. Opzegging: Ieden zijn verplicht hun lidmaatschap voor het komende jaar schriftelijk op te zeggen voor 1 december van het Iopende jaar. Eventueel nog resterende verplichtingen worden hem/haar door de secretaris/penningmeester schriftelijk medegedeeld. Leden die in het bezit zijn van een sleutel van het tenniscomplex dienen deze gelijktijdig met hun schriftelijke opzegging in te Ieveren. Restitutie van de borgsom voor de ingeleverde sleutel volgt zo spoedig mogelijk.

2. Schorsing/ontzetting/opzegging namens de vereniging. Zie statuten de artikelen 6 en 7. Rechten en verplichtingen van de Ieden

 

Artikel 3
 

1. Alle Ieden van de vereniging kunnen via de website van de vereniging de Statuten en het Huishoudelijk Reglement downloaden of aanvragen bij het secretariaat.

2. Onverminderd het overigens bij de wet of de Statuten bepaalde, hebben de Ieden die niet geschorst zijn het recht om van de faciliteiten en eigendommen van de vereniging gebruik te maken, In overeenstemming met de bestaande of nog te maken reglementen, besluiten en gebruiken en eventueel onder de voorwaarden, als door het bestuur zijn of zullen worden vastgesteld.

3. Door toelating tot het lidmaatschap van de vereniging ontstaat voor het lid de verplichting zich te onderwerpen aan de bepalingen van de Statuten, dit Huishoudelijk Reglement en aan alle wijzigingen daarvan, evenals aan alle verdere door de vereniging te stellen regels.

4. Het lidmaatschap van de vereniging is persoonlijk.
 

5. Het zich onderwerpen als lid aan: ”alle door de vereniging te stellen regels”, als bedoeld in lid 3 van dit artikel, houdt onder meer in: ”het zich persoonlijk - binnen redelijke grenzen en uiteraard behoudens een beroep op overmacht - ter beschikking stellen voor werkzaamheden, welke de vereniging in eigen beheer uitvoert”.

6. De Ieden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs -en/of commissie- vergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.

7. De Ieden zijn verplicht zich strikt te houden aan het geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of Technische Commissie.

8. Roken in het clubgebouw is niet toegestaan.

9. Kleding en schoeisel conform de regels van de KNLTB zijn verplicht op de tennisbanen.

Introductie

Artikel 4

Niet-leden mogen gebruik maken van de banen van onze tennisvereniging als men aan de volgende voorwaarden voldoet:

a. Het niet-lid moet geïntroduceerd worden door een lid van de vereniging

b. Het niet-lid mag in totaal niet meer dan 3 maal per tennisseizoen geintroduceerd worden

c. Als alle banen bezet zijn, mag er niet geïntroduceerd worden

d. De bardienst wordt geïnformeerd: de bardienst verstrekt een introductielabel

e. lndien er geen bardienst is, wordt de penningmeester binnen een week op de hoogte gesteld en het verschuldigde bedrag aan hem/haar betaald

f. Per introductie betaalt het niet-lid €5,00

g. Het introductiegeld wordt betaald aan de bardienst of overgemaakt —onder vermelding van de naam van de introducé(e) en datum van introductie— op rekeningnummer 3613.06.350 t.n.v. TV Stellendam

h. lndien nodig zal het bestuur het introductiereglement en het tarief voor introductie opnieuw vaststellen.

Geldmiddelen

 

Artikel 5
Behalve in artikel 8 van de Statuten genoemde contributies en entreegelden, kunnen de geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:

- Donaties van ondersteunende Ieden;

- Giften en overige inkomsten;

- lnkomsten bar;

- Sponsorgelden.

Contributiebetaling/afkoop bardienst

Artikel 6
 

1. In januari ontvangt ieder lid van de penningmeester een nota voor de verschuldigde jaarlijkse contributie, die voor 1 maart van het betreffende verenigingsjaar moet worden voldaan. De tennispas om te kunnen spelen wordt pas verstrekt als betaling heeft plaatsgevonden.

2. De afkoop van bardiensten moet eveneens voor 1 maart van het betreffende verenigingsjaar worden voldaan (het verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar).

3. Zij die voor 1 juli lid worden in het Iopende verenigingsjaar zijn de volledige contributie en - indien men de bardienst afkoopt de volledige afkoopsom voor bardienst verschuldigd. Zij die na 1 juli lid worden in het Iopende verenigingsjaar zijn de halve contributie en - indien men de bardienst afkoopt - de helft van het afkoopbedrag verschuldigd.

4. De contributie dient uiterlijk voor 1 maart betaald te zijn. Als niet tijdig betaald wordt, zal voor 15 maart een betalingsherinnering worden toegezonden. Wordt hier voor 1 april van het betreffende verenigingsjaar niet op gereageerd dan zal de vordering uit handen worden gegeven en het totaalbedrag daarvan met de daaruit voortvloeiende incassokosten worden verhoogd en verhaald.

5. Het niet draaien van een bardienst levert een boete van € 35,00 en een extra bardienst op.

Bestuur


Artikel 7

1. In overeenstemming met artikel 9 van de Statuten zijn de door de ALV gekozen voorzitter en/of de Ieden van het bestuur verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Zij kunnen echter te allen tijde als zodanig aftreden. Zij zijn bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van hun stem: ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend.

Elk jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende bestuursleden zijn onmiddellijk herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredenden geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij/zij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

2. Het bestuur bestaat uit 7 Ieden.

3. Kandidaatstelling (In overeenstemming met artikel 9 van de Statuten)

Kandidaatstelling door het bestuur.
Kandidaatstelling door het bestuur gebeurt, nadat het bestuur zich op de hoogte heeft gesteld, of de aan te stellen kandidaten een eventuele aanstelling zullen aanvaarden.

 

Kandidaatstelling door de Ieden.

Dit geschiedt d.m.v. inlevering bij de secretaris met een daartoe strekkende schriftelijke verklaring door tenminste 5 seniorleden ondertekend en gedagtekend, met een bereidverklaring dat de kandidaten een eventuele aanstelling zullen aanvaarden, uiterlijk 7 dagen voor de ALV.

 

4. Bestuursfuncties.

In de eerste vergadering van het bestuur na een ALV wordt een vicevoorzitter gekozen. In eerste instantie is dat de secretaris of de penningmeester. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar.

Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit haar midden gekozen Ieden.

Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur, behoudens het gestelde in artikel 9 van de Statuten. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

In dezelfde vergadering als hierboven bedoeld, worden de overige bestuursfuncties door de gekozen Ieden in onderling overleg verdeeld.

 

5. Taken van het dagelijks bestuur.
De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen samen het dagelijks bestuur van de vereniging.

a. De voorzitter zorgt voor de uitvoering van alle besluiten van het bestuur en van de algemene vergadering. Hij leidt de vergaderingen. Hij heeft het recht de discussie te sluiten, wanneer hij meent dat de vergadering, zowel van het bestuur als de algemene vergadering, voldoende is ingelicht.

b. De secretaris maakt notulen van alle bestuurs- en algemene vergaderingen en controleert de Iedenadministratie. Hij stelt de agenda vast voor de vergaderingen. Hij voert de briefwisseling uit naam van en in overleg met het bestuur. Hij ondertekent alle uitgaande stukken. Hij heeft het beheer over het archief. Tenslotte verzorgt hij het jaarverslag van het bestuur als bedoeld in artikel 11, lid 3 van de Statuten.

c. Op de penningmeester rust de verplichting, genoemd in artikel 11, lid 2 van de Statuten, evenals die van het opstellen van de in lid 3 van dit artikel bedoelde rekening en verantwoording. Hij heeft het beheer over de geldmiddelen van de vereniging. Hij zorgt voor het innen van alle aan de vereniging toekomende gelden. Hij is voor de onder zijn beheer vallende gelden persoonlijk aansprakelijk. Hij is belast met het toezicht op het beheer van de gelden van de door het bestuur ingestelde commissies. Hij is bevoegd alleen uitgaven te doen, welke het gevolg zijn van de toepassing van de Statuten of van het Huishoudelijk Reglement of van de besluiten van het bestuur of van de algemene vergadering. Alle uitgaven moeten geschieden tegen een behoorlijk bewijs van kwijting (=beta|ing). Voor het beschikken over banksaldi zijn de handtekeningen van de penningmeester en de secretaris, of bij ontstentenis van één van hen, die van één door de overige bestuursleden aan te wijzen vervanger, vereist.

6. Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

7. Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3 onder sub c van de Statuten, wordt gesteld op € 5.000,--.

Verplichtingen van het bestuur


Artikel 8
 

1. Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

a. namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen;

b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;

c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeft daarin niet te worden opgenomen.

d. de penningmeester dient, bij het presenteren van de jaarrekening op de AV, ook de balans en staten van baten en lasten van het afgelopen boekjaar op duidelijke wijze bij het overzicht te betrekken.

Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt betreffende zijn eigen gegevens. De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.

 

Vergaderingen


Artikel 9


Bestuursvergadering

1. De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle Ieden bij ieder agendapunt te limiteren, evenals de vergadering te schorsen of te verdagen.

2. Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke uitnodiging aan ieder bestuurslid (per gewone post of digitaal), tenminste veertien dagen voor de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Algemene vergadering.
3. De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen voor verzending van de uitnodigingen door tenminste vijf Ieden schriftelijk of digitaal bij de secretaris is ingediend, evenals al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere Ieden.

4. Een besluit van de AV, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt van de vergadering is ongeldig. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is opgenomen en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van de betreffende vergadering als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding van de vereniging.

5. Een benoeming door de AV, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering is ongeldig. Een uitzondering op de regel geldt, indien een zodanig benoemde is gekozen met minstens twee derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen, blanco stemmen daaronder niet begrepen.

 

Besluitvorming/stemming algemene vergadering


Artikel 10

1. Verlangt betreffende een aan de orde gesteld voorstel geen van de stemgerechtigde Ieden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Aan stemmingen mogen slechts deelnemen Ieden, die de presentielijst ter vergadering hebben getekend. Het bestuur wijst een stembureau aan, bestaande uit 2 Ieden die zich niet beschikbaar hebben gesteld voor een bestuursfunctie. Het stembureau zorgt ook voor de vernietiging van de gebruikte stembriefjes. Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.

2. In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden.

3. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Commissies

Artikel 11

De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten (=kascommissie), bestaande uit twee Ieden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

Artikel 12

Door de algemene vergadering worden, voor de duur van één jaar verschillende commissies gekozen, bestaande uit een oneven aantal Ieden. Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in een commissie.

1. Een technische commissie (TC)

2. Een wedstrijdcommissie (WC)

3. Een barcommissie (BC)

4. Een redactiecommissie (RC)

5. Een jeugdcommissie (JC)

6. Een public relations commissie (PRC)

Leden van deze commissies zijn aan het einde van hetjaar gelijk herkiesbaar voor het volgende jaar

7. Een Open toernooicommissie (OT)

 

Werkzaamheden van de diverse commissies

Artikel 13

  1. Technische commissie.

De werkzaamheden van de technische commissie zullen o.a. bestaan uit:

a. Het verzorgen c.q. laten verzorgen van het materiaal, de banen en het clubhuis.

b. Toezicht op de naleving van het baanreglement en baanrooster.

c. Het adviseren van het bestuur in de door het bestuur te nemen maatregelen in het belang van de zaken bij artikel 13 lid 1a en 1b genoemd.

2. Wedstrijdcommissie.

De werkzaamheden van de wedstrijdcommissie zullen o.a. bestaan uit:

a. Het regelen en verzorgen van de competitie, toernooien en wedstrijden.

b. Het voeren van een financiéle administratie en het beheren van de inkomsten totdat deze zijn afgedragen aan de penningmeester van de vereniging.

c. Het adviseren van het bestuur in de door het bestuur te nemen maatregelen in het belang van de zaken bij artikel 13 lid 2a en 2b genoemd.

3. Barcommissie.

De werkzaamheden van de barcommissie zullen o.a. bestaan uit:
 

a. Het beheren van de bar in de kantine. Hieronder vallen voorraadbeheer, organisatie van de verkoop, de verkoop zelf.

b. Het voeren van een financiële administratie en het beheren van de inkomsten van de bar, totdat deze zijn afgedragen aan de penningmeester van de vereniging.

c. Het organiseren van feestavonden op eigen initiatief of op verzoek van het bestuur.

d. Het opstellen van een bardienstreglement wordt geregeld, toezicht houden op de naleving ervan wordt gedaan door het bestuur.

e. Het adviseren van het bestuur in de door het bestuur te nemen maatregelen in het belang van de zaken bijartikel13|id 3a, 3b, 3c en 3d genoemd.

f. Het opstellen van een bardienstrooster.

 

4. Redactiecommissie.
 

De werkzaamheden van de redactiecommissie zullen o.a. bestaan uit:

a. Het verzorgen van een clubblad. Dit betreft het verzamelen van kopij, het laten vermenigvuldigen en het versturen van het clubblad.

b. Het stimuleren en enthousiasmeren van de Ieden, commissies, bestuursleden om het clubblad van kopij te voorzien.

c. Het adviseren van het bestuur in de door het bestuur te nemen maatregelen in het belang van de zaken bij artikel 13 lid 4a en 4b.

5. Jeugdcommissie.
 

De werkzaamheden van de jeugdcommissie zullen o.a. bestaan uit:

a. Het verzorgen van de belangen van allejuniorleden binnen de vereniging in de breedste zin van het woord. Dit betekent: organiseren van speciale jeugdavonden, het organiseren van trainingen, voorlichting, enz.

b. Het voeren van een financiéle administratie en het beheren van de inkomsten totdat deze zijn afgedragen aan de penningmeester van de vereniging.

c. Het adviseren van het bestuur in de door het bestuur te nemen maatregelen in het belang van de zaken bij artikel 13 lid 5a en 5b.

d. Tijdens jeugdevenementen wordt geen alcohol geschonken.

6. Public relations commissie.
 

De werkzaamheden van de public relations commissie zullen o.a. bestaan uit:

a. Het promoten van de vereniging binnen en buiten de gemeente.

b. Het promoten van de vereniging via de website.

c. Het verzorgen van de berichtgeving naar pers en media.

d. Het werven van baanreclame.

e. Het streven naar minimale kosten voor het clubblad door het werven en verzamelen van advertenties.

f. Het adviseren van het bestuur in de door het bestuur te nemen maatregelen in het belang van de zaken artikel 13 lid 6a tot en met 6 d.

7. Open toernooicommissie.

De werkzaamheden van de open toernooicommissie zullen o.a. bestaan uit: a. Het organiseren van het jaarlijkse open toernooi volgens de regels van de KNLTB.

 

Taakverdeling commissies


Artikel 14
 

1. De eerder genoemde commissies staan onder voorzitterschap van een als zodanig gekozen bestuurslid.

2. Iedere commissie - met uitzondering van de redactiecommissie - benoemt uit haar midden een secretaris, die zorgt voor schriftelijke verslaggeving van commissievergaderingen en andere werkzaamheden naar het bestuur. Voor de algemene vergadering wordt een jaarverslag gemaakt.

3. Iedere commissie - met uitzondering van de redactiecommissie - benoemt uit haar midden een penningmeester. Hij brengt tussentijds en aan het einde van een verenigingsjaar verslag uit aan de penningmeester van de vereniging over het door het bestuur vastgelegde budget van de commissie over gedane uitgaven en eventuele inkomsten.

Vergoeding


Artikel 15

Alle ten behoeve van verenigingswerk gemaakte onkosten door bestuurs- en commissieleden, kunnen worden gedeclareerd, bij twijfel beslist het algemeen bestuur.

1. Bij alle officiële bestuurs- en commissievergaderingen kan per deelnemer 3 consumpties worden gebruikt welke apart op de barstaat moeten worden vermeld.

2. Bij voorkeur worden alle bestuurs- of commissievergaderingen in het clubhuis gehouden. Indien dit bij één van de bestuurs- of commissieleden thuis geschiedt, wordt per vergadering per deelnemer een vergoeding van €1,50 gegeven. Alle bestuurs- en commissieleden kunnen hun ten behoeve van de vereniging gemaakte autokosten tegen €0,19 per km declareren.

3. Alle bestuurs- en commissieleden kunnen hun ten behoeve van de vereniging gemaakte reiskosten met overleg van de bescheiden declareren tegen de voor dat jaar geldende maximale onbelaste die fiscaal mag worden verstrekt.

4. Bij de uitvoering van hun taak kunnen alle bestuurs- en commissieleden c.q. Ieden maximaal 3 consumpties genieten, welke op de barstaat moeten worden vermeld.

5. Over kosten gemaakt anders dan hierboven genoemd, beslist het bestuur.

Slotbepalingen


Artikel 16

Alle Ieden kunnen kennis nemen van de Statuten en dit reglement via de website van de vereniging.

 

Artikel 17

Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering op 14 februari 2013.